Egy mérnöki számítás vagy adatbázisból kiválasztott adat önmagában még nem feltétlenül használható dokumentáció. Az eredményeket gyakran át kell másolni egy Excel-munkafüzetbe, egységes formába kell rendezni, majd ki kell egészíteni címmel, azonosítókkal, megjegyzésekkel és egyéb kísérő adatokkal.
Ez a manuális munka nemcsak időigényes, hanem hibalehetőségeket is teremt. Egy elírt érték, egy kihagyott táblázatsor vagy egy korábbi dokumentumból bent maradt adat könnyen félreértéshez vezethet.
Erre a problémára kínál megoldást a WeldExp Modules Document Template Manager, röviden DTM modulja.
Mi az a Document Template Manager?
A DTM egy központi dokumentumsablon-kezelő rendszer. Feladata, hogy a WeldExp különböző moduljaiban előállított adatokat és számítási eredményeket előre meghatározott dokumentumsablonokba töltse.
A rendszer segítségével például:
- egy kalkulátor eredményeiből számítási eredménylap;
- egy kiválasztott alapanyagból műszaki adatlap;
- egy hegesztőanyag adataiból termék- vagy technológiai adatlap;
- egy WPS vagy WPQR adatállományából szabványosított dokumentum;
- egy nyilvántartásból egységes összesítő dokumentáció
készíthető.
A kitöltött dokumentumok Excel-, PDF- vagy Word-formátumban menthetők. A DTM ugyanakkor nem veszi át a forrásmodulok feladatát. A számítás, az adatkezelés és az adatok ellenőrzése továbbra is az adott WeldExp modulban történik, míg a DTM a dokumentumsablonok és a dokumentumgenerálás egységes keretrendszerét biztosítja.
Miért fontos az egységes dokumentumkészítés?
A műszaki dokumentációban nemcsak az adatok helyessége számít. Ugyanilyen fontos az is, hogy a dokumentumok áttekinthető, következetes és újra felhasználható formában készüljenek el.
Ha minden számítás után kézzel kell létrehozni az eredménylapot, akkor ugyanazt a munkát újra és újra el kell végezni. Emellett a dokumentumok elrendezése, szóhasználata és adattartalma könnyen eltérhet egymástól.
A DTM célja, hogy a dokumentumkészítés ismétlődő részeit automatizálja. A megfelelő sablon kiválasztása után a rendszer a modul aktuális adataival tölti ki a dokumentumot. Így kevesebb kézi másolásra van szükség, miközben a dokumentumok szerkezete egységes marad.
Ez különösen előnyös lehet olyan munkafolyamatokban, ahol rendszeresen kell hasonló felépítésű adatlapokat, jegyzőkönyveket vagy számítási összesítőket készíteni.
A dokumentumkészítés a forrásmodulban indul
A felhasználónak nem kell minden alkalommal külön megnyitnia a DTM modult, majd manuálisan átmásolnia a számítás eredményeit.
Az exportálás közvetlenül az adott WeldExp modul Dokumentálás lapjáról indítható. A forrásmodul összegyűjti az aktuális adatokat, a DTM pedig kitölti velük a kiválasztott sablont.
A folyamat általános menete:
- A felhasználó elvégzi a számítást, vagy kiválasztja a dokumentálandó adatokat.
- Megnyitja a modul Dokumentálás lapját.
- Kiválasztja a használni kívánt dokumentumsablont.
- Meghatározza a kívánt kimeneti formátumot.
- A DTM elkészíti a kitöltött dokumentumot.
A DTM saját kezelőfelülete elsősorban a rendelkezésre álló sablonok és a hozzájuk tartozó változók áttekintésére szolgál. A sablonok kategória szerint szűrhetők, valamint név, modul vagy dokumentumváltozó alapján kereshetők.
Standard és saját dokumentumsablonok
A DTM kétféle sablonforrást támogat.
Webapp standard sablon
A standard sablonokat a WeldExp Modules tartalmazza. Ezek előre elkészített munkafüzetek, amelyek meghatározott helyeken várják a modulokból érkező adatokat.
Ez a lehetőség akkor előnyös, ha gyorsan, további beállítás nélkül szeretnénk egységes dokumentumot létrehozni.
Saját, szerkesztett sablon
A standard Excel-sablonok kiindulási alapként is használhatók. A munkafüzet elrendezése, fejlécének tartalma, színei, logói és egyéb formai elemei szabadon módosíthatók, amennyiben a dokumentumváltozókat jelölő tokenek megmaradnak.
A szerkesztett sablon változatlan fájlnévvel feltölthető a felhasználó saját FTP- vagy FTPS-könyvtárába. Exportáláskor ezután kiválasztható, hogy a DTM a WeldExp standard sablonját vagy a saját szerkesztett változatot használja.
Ez lehetővé teszi, hogy egy vállalkozás vagy műszaki szervezet saját arculatával, fejlécével és dokumentumstruktúrájával készítse el az eredménylapokat anélkül, hogy ehhez a WeldExp programkódját módosítani kellene.
Hogyan kerülnek az adatok a megfelelő helyre?
A sablonok úgynevezett placeholder tokeneket, vagyis helykitöltő változókat tartalmaznak.
Egy token például így nézhet ki:
#MaterialName#
A dokumentum létrehozásakor a DTM ezt a jelölést lecseréli a tényleges anyagnévre.
További példák:
#DocumentTitle#– a dokumentum címe;#GeneratedAt#– a létrehozás dátuma;#ChemicalComposition#– vegyi összetételi táblázat;#MechParam#– mechanikai tulajdonságok;#PrhtcResult#– előmelegítési vagy hőtechnikai eredmények;#WacResult#– Cr- és Ni-egyenértékek, illetve kapcsolódó eredmények.
A változók nemcsak egyszerű szöveget vagy számot jelölhetnek. A DTM képes táblázatos adatsorok, opcionális dokumentumszakaszok, valamint a későbbiekben diagramok és képek kezelésére is.
A tokenek kizárólag a sablon szerkesztésekor láthatók. A kész dokumentumban már a tényleges adatok, táblázatok és feliratok jelennek meg.
Nem egyszerű adatmásolás
Excel-export esetén a DTM nem egy teljesen új, egyszerű táblázatot épít fel. Az eredeti XLSX-sablon szerkezetében cseréli ki a meghatározott tokeneket és adattartományokat.
Ennek köszönhetően megmaradhatnak:
- a munkalapok;
- a cellastílusok;
- a képletek;
- az oszlopszélességek és sormagasságok;
- a nyomtatási beállítások;
- az egyedi fejléc- és arculati elemek.
Ez azért fontos, mert a felhasználó nem pusztán egy nyers adatexportot kap, hanem egy tovább szerkeszthető, formázott munkafüzetet.
A PDF- és Word-kimenet ezzel párhuzamosan olyan véglegesebb dokumentumok létrehozását támogatja, amelyek könnyebben továbbíthatók, archiválhatók vagy csatolhatók más műszaki dokumentációkhoz.
Milyen dokumentumok készülhetnek a DTM segítségével?
A DTM sablonkatalógusa folyamatosan bővíthető. A rendszer felépítése nem egyetlen dokumentumtípushoz kötődik.
A jelenlegi fejlesztési irány többek között az alábbi dokumentumcsoportokat foglalja magában:
Kalkulációs eredménylapok
A PRHTC, WAC, WGC és más mérnöki kalkulátorok eredményei egységes számítási összesítőkbe rendezhetők. A dokumentumban a bemeneti adatok, a számítás köztes értékei, a végeredmények és az értékelések is megjelenhetnek.
Alapanyag- és hegesztőanyag-adatlapok
A BML és WML modulokból olyan adatlapok generálhatók, amelyek egy dokumentumban foglalják össze az anyag azonosító adatait, vegyi összetételét, mechanikai tulajdonságait és technológiai jellemzőit.
WPS- és WPQR-dokumentumok
A hegesztési utasítások és eljárásvizsgálati dokumentumok esetében különösen fontos a szabványos mezőcsoportok következetes használata. A DTM ezért többféle, szabványhoz vagy hegesztési eljáráshoz igazodó sablon kezelésére is alkalmas.
Vizsgálati jegyzőkönyvek
A mechanikai és technológiai vizsgálatokhoz külön dokumentumsablonok rendelhetők. Így például szakító-, hajlító-, ütőmunka- vagy keménységvizsgálati eredményekből is egységes jegyzőkönyv készülhet.
Személyzeti és eszköznyilvántartások
A rendszer felépítése lehetővé teszi személyzeti, kompetencia-, eszköz-, karbantartási és kalibrálási nyilvántartások dokumentálását is.
A sablonkatalógusban egyes dokumentumtípusok már használhatóként, mások tervezettként szerepelnek. Ez lehetővé teszi, hogy a DTM képességei a WeldExp további moduljaival együtt, fokozatosan bővüljenek.
Jogosultságok és biztonság
A dokumentumgenerálásnál nem elegendő csak a kezelőfelületen elrejteni azokat a lehetőségeket, amelyekhez a felhasználónak nincs hozzáférése.
A DTM exportfolyamata ezért szerveroldalon is ellenőrzi a szükséges moduljogosultságokat. Egy dokumentum csak akkor készíthető el, ha a felhasználó a forrásmodulhoz és a DTM modulhoz is megfelelő hozzáféréssel rendelkezik.
Saját FTP-sablon használatakor további biztonsági ellenőrzések lépnek életbe. A rendszer kizárólag a DTM katalógusában szereplő pontos fájlnevű sablont fogadja el, korlátozza a fájlméretet, és ellenőrzi, hogy valóban XLSX-formátumú állományról van-e szó. Az FTPS használata az adatátvitel védelme miatt ajánlott.
A cél az, hogy az egyedi sablonok használhatók legyenek, de ne váljanak tetszőleges távoli fájlok letöltésére szolgáló kerülőúttá.
Több mint exportfunkció
A DTM hosszabb távon nem egyszerűen egy újabb „Letöltés Excelben” gomb.
A modul egy olyan közös dokumentációs réteget hoz létre, amely elválasztja egymástól:
- a műszaki adatok előállítását;
- a dokumentum tartalmi szerkezetét;
- a megjelenést és az arculatot;
- valamint a végleges fájlformátumot.
Ennek köszönhetően ugyanazokból az adatokból többféle dokumentum is előállítható. Egy számítás eredménye például megjelenhet részletes Excel-munkafüzetben, továbbítható PDF-eredménylapon vagy később egy összetettebb projekt dokumentációjának részeként.
Összegzés
A Document Template Manager célja, hogy összekapcsolja a WeldExp modulokban keletkező műszaki adatokat a mindennapi munkában használható dokumentumokkal.
A rendszer csökkentheti a kézi adatmásolást, egységesebbé teheti az eredménylapokat, és lehetőséget biztosít arra, hogy ugyanaz a dokumentumgeneráló folyamat standard vagy saját arculatú sablonokkal is működjön.
A DTM fejlesztésével a WeldExp Modules nemcsak számítási és adatkezelési eszközöket biztosít, hanem fokozatosan egy egységes műszaki dokumentációs környezetet is kialakít.
