Eine technische Berechnung oder ein aus einer Datenbank ausgewählter Datensatz ist für sich genommen noch nicht unbedingt als Dokumentation verwendbar. Die Ergebnisse müssen häufig in eine Excel-Arbeitsmappe kopiert, in eine einheitliche Form gebracht und anschließend um Titel, Kennungen, Hinweise und weitere Begleitdaten ergänzt werden.
Diese manuelle Arbeit ist nicht nur zeitaufwendig, sondern schafft auch Fehlermöglichkeiten. Ein falsch eingetragener Wert, eine ausgelassene Tabellenzeile oder aus einem früheren Dokument verbliebene Daten können leicht zu Missverständnissen führen.
Für dieses Problem bietet WeldExp Modules mit seinem Document Template Manager, kurz DTM genannten Modul eine Lösung.
Was ist der Document Template Manager?
DTM ist ein zentrales System zur Verwaltung von Dokumentvorlagen. Seine Aufgabe besteht darin, die in den verschiedenen WeldExp-Modulen erzeugten Daten und Berechnungsergebnisse in vordefinierte Dokumentvorlagen einzufügen.
Mit dem System können beispielsweise erstellt werden:
- ein Berechnungsergebnisblatt aus den Ergebnissen eines Rechners;
- ein technisches Datenblatt aus einem ausgewählten Grundwerkstoff;
- ein Produkt- oder Technologiedatenblatt aus den Daten eines Schweißzusatzwerkstoffs;
- ein standardisiertes Dokument aus einem WPS- oder WPQR-Datensatz;
- eine einheitliche zusammenfassende Dokumentation aus einem Register.
Die ausgefüllten Dokumente können im Excel-, PDF- oder Word-Format gespeichert werden. DTM übernimmt jedoch nicht die Aufgaben der Quellmodule. Berechnung, Datenverwaltung und Datenprüfung erfolgen weiterhin im jeweiligen WeldExp-Modul, während DTM einen einheitlichen Rahmen für Dokumentvorlagen und Dokumenterzeugung bereitstellt.
Warum ist eine einheitliche Dokumenterstellung wichtig?
In der technischen Dokumentation zählt nicht nur die Richtigkeit der Daten. Ebenso wichtig ist, dass Dokumente in übersichtlicher, konsistenter und wiederverwendbarer Form erstellt werden.
Wenn nach jeder Berechnung das Ergebnisblatt manuell erstellt werden muss, ist dieselbe Arbeit immer wieder auszuführen. Außerdem können sich Anordnung, Wortwahl und Dateninhalt der Dokumente leicht voneinander unterscheiden.
Ziel von DTM ist es, die sich wiederholenden Teile der Dokumenterstellung zu automatisieren. Nach Auswahl der passenden Vorlage füllt das System das Dokument mit den aktuellen Daten des Moduls. Dadurch ist weniger manuelles Kopieren erforderlich, während die Dokumentstruktur einheitlich bleibt.
Dies ist besonders vorteilhaft in Arbeitsabläufen, in denen regelmäßig Datenblätter, Berichte oder Berechnungszusammenfassungen mit ähnlichem Aufbau erstellt werden müssen.
Die Dokumenterstellung beginnt im Quellmodul
Der Benutzer muss nicht jedes Mal das DTM-Modul separat öffnen und anschließend die Berechnungsergebnisse manuell kopieren.
Der Export kann direkt von der Seite Dokumentation des jeweiligen WeldExp-Moduls gestartet werden. Das Quellmodul sammelt die aktuellen Daten, und DTM füllt damit die ausgewählte Vorlage.
Der allgemeine Ablauf:
- Der Benutzer führt die Berechnung durch oder wählt die zu dokumentierenden Daten aus.
- Er öffnet die Seite Dokumentation des Moduls.
- Er wählt die zu verwendende Dokumentvorlage.
- Er legt das gewünschte Ausgabeformat fest.
- DTM erstellt das ausgefüllte Dokument.
Die eigene DTM-Benutzeroberfläche dient in erster Linie der Übersicht über die verfügbaren Vorlagen und die zugehörigen Variablen. Vorlagen können nach Kategorie gefiltert sowie nach Name, Modul oder Dokumentvariable durchsucht werden.
Standard- und eigene Dokumentvorlagen
DTM unterstützt zwei Arten von Vorlagenquellen.
Webapp-Standardvorlage
Die Standardvorlagen sind in WeldExp Modules enthalten. Es handelt sich um vorbereitete Arbeitsmappen, die an festgelegten Stellen Daten aus den Modulen erwarten.
Diese Möglichkeit ist vorteilhaft, wenn schnell und ohne zusätzliche Einstellungen ein einheitliches Dokument erstellt werden soll.
Eigene, bearbeitete Vorlage
Die Standard-Excel-Vorlagen können auch als Ausgangspunkt verwendet werden. Layout, Kopfzeileninhalt, Farben, Logos und weitere Formatierungselemente der Arbeitsmappe können frei geändert werden, sofern die Token zur Kennzeichnung der Dokumentvariablen erhalten bleiben.
Die bearbeitete Vorlage kann unter unverändertem Dateinamen in das eigene FTP- oder FTPS-Verzeichnis des Benutzers hochgeladen werden. Beim Export kann anschließend gewählt werden, ob DTM die WeldExp-Standardvorlage oder die eigene bearbeitete Variante verwendet.
Dadurch kann ein Unternehmen oder eine technische Organisation Ergebnisblätter mit eigener Gestaltung, eigenem Kopf und eigener Dokumentstruktur erstellen, ohne dafür den Programmcode von WeldExp ändern zu müssen.
Wie gelangen die Daten an die richtige Stelle?
Die Vorlagen enthalten sogenannte Placeholder-Token, also Platzhaltervariablen.
Ein Token kann beispielsweise so aussehen:
#MaterialName#
Bei der Dokumenterstellung ersetzt DTM diese Kennzeichnung durch den tatsächlichen Werkstoffnamen.
Weitere Beispiele:
#DocumentTitle#– der Titel des Dokuments;#GeneratedAt#– das Erstellungsdatum;#ChemicalComposition#– Tabelle der chemischen Zusammensetzung;#MechParam#– mechanische Eigenschaften;#PrhtcResult#– Ergebnisse der Vorwärmung oder Wärmetechnik;#WacResult#– Cr- und Ni-Äquivalente sowie zugehörige Ergebnisse.
Die Variablen können nicht nur einfachen Text oder Zahlen bezeichnen. DTM kann auch tabellarische Datenzeilen, optionale Dokumentabschnitte sowie künftig Diagramme und Bilder verarbeiten.
Die Token sind ausschließlich bei der Bearbeitung der Vorlage sichtbar. Im fertigen Dokument erscheinen bereits die tatsächlichen Daten, Tabellen und Beschriftungen.
Nicht nur einfaches Kopieren von Daten
Beim Excel-Export erstellt DTM keine vollständig neue, einfache Tabelle. Es ersetzt die festgelegten Token und Datenbereiche innerhalb der Struktur der ursprünglichen XLSX-Vorlage.
Dadurch können erhalten bleiben:
- die Arbeitsblätter;
- die Zellformate;
- die Formeln;
- Spaltenbreiten und Zeilenhöhen;
- die Druckeinstellungen;
- individuelle Kopf- und Gestaltungselemente.
Das ist wichtig, weil der Benutzer nicht nur einen Rohdatenexport erhält, sondern eine formatierte Arbeitsmappe, die weiterbearbeitet werden kann.
Parallel dazu unterstützt die PDF- und Word-Ausgabe die Erstellung stärker finalisierter Dokumente, die leichter weitergegeben, archiviert oder anderen technischen Dokumentationen beigefügt werden können.
Welche Dokumente können mit DTM erstellt werden?
Der DTM-Vorlagenkatalog kann fortlaufend erweitert werden. Die Systemarchitektur ist nicht an einen einzigen Dokumenttyp gebunden.
Die aktuelle Entwicklungsrichtung umfasst unter anderem folgende Dokumentgruppen:
Berechnungsergebnisblätter
Die Ergebnisse von PRHTC, WAC, WGC und anderen technischen Rechnern können in einheitliche Berechnungszusammenfassungen eingeordnet werden. Das Dokument kann Eingabedaten, Zwischenwerte der Berechnung, Endergebnisse und Bewertungen enthalten.
Grundwerkstoff- und Schweißzusatzwerkstoff-Datenblätter
Aus den BML- und WML-Modulen können Datenblätter erzeugt werden, die Identifikationsdaten, chemische Zusammensetzung, mechanische Eigenschaften und technologische Merkmale des Werkstoffs in einem Dokument zusammenfassen.
WPS- und WPQR-Dokumente
Bei Schweißanweisungen und Verfahrensprüfungsdokumenten ist die konsequente Verwendung standardisierter Feldgruppen besonders wichtig. DTM eignet sich daher auch zur Verwaltung mehrerer, an Normen oder Schweißverfahren angepasster Vorlagen.
Prüfberichte
Mechanischen und technologischen Prüfungen können separate Dokumentvorlagen zugeordnet werden. So können beispielsweise aus Ergebnissen von Zug-, Biege-, Kerbschlag- oder Härteprüfungen einheitliche Prüfberichte erstellt werden.
Personal- und Betriebsmittelregister
Die Systemarchitektur ermöglicht auch die Dokumentation von Personal-, Kompetenz-, Betriebsmittel-, Wartungs- und Kalibrierungsregistern.
Im Vorlagenkatalog sind einige Dokumenttypen bereits als verwendbar, andere als geplant aufgeführt. Dadurch können die Fähigkeiten von DTM gemeinsam mit weiteren WeldExp-Modulen schrittweise erweitert werden.
Berechtigungen und Sicherheit
Bei der Dokumenterzeugung reicht es nicht aus, in der Benutzeroberfläche nur diejenigen Möglichkeiten auszublenden, auf die der Benutzer keinen Zugriff hat.
Der DTM-Exportprozess prüft daher auch serverseitig die erforderlichen Modulberechtigungen. Ein Dokument kann nur erstellt werden, wenn der Benutzer sowohl auf das Quellmodul als auch auf das DTM-Modul angemessenen Zugriff besitzt.
Bei Verwendung einer eigenen FTP-Vorlage greifen zusätzliche Sicherheitsprüfungen. Das System akzeptiert ausschließlich eine Vorlage mit genau dem im DTM-Katalog eingetragenen Dateinamen, begrenzt die Dateigröße und prüft, ob es sich tatsächlich um eine XLSX-Datei handelt. Zur Absicherung der Datenübertragung wird die Verwendung von FTPS empfohlen.
Ziel ist es, eigene Vorlagen nutzbar zu machen, ohne dass sie zu einem Umweg für den Download beliebiger entfernter Dateien werden.
Mehr als eine Exportfunktion
Langfristig ist DTM nicht einfach eine weitere Schaltfläche „Als Excel herunterladen“.
Das Modul schafft eine gemeinsame Dokumentationsschicht, die voneinander trennt:
- die Erzeugung der technischen Daten;
- die inhaltliche Struktur des Dokuments;
- Darstellung und Gestaltung;
- sowie das endgültige Dateiformat.
Dadurch können aus denselben Daten verschiedene Dokumente erzeugt werden. Das Ergebnis einer Berechnung kann beispielsweise in einer detaillierten Excel-Arbeitsmappe, in einem weitergebbaren PDF-Ergebnisblatt oder später als Bestandteil einer umfassenderen Projektdokumentation erscheinen.
Zusammenfassung
Ziel des Document Template Manager ist es, die in den WeldExp-Modulen entstehenden technischen Daten mit den im Arbeitsalltag nutzbaren Dokumenten zu verbinden.
Das System kann das manuelle Kopieren von Daten reduzieren, Ergebnisblätter vereinheitlichen und ermöglichen, denselben Dokumentgenerierungsprozess sowohl mit Standardvorlagen als auch mit Vorlagen im eigenen Erscheinungsbild zu verwenden.
Mit der Weiterentwicklung von DTM stellt WeldExp Modules nicht nur Berechnungs- und Datenverwaltungswerkzeuge bereit, sondern schafft schrittweise auch eine einheitliche Umgebung für technische Dokumentation.
