Die WeldExp-Modules-Datenbank dient nicht nur zum Speichern und Abfragen von Daten. Mit dem System sind auch Dateiverwaltungsmodule verbunden, die die ClientDB Daten bei Dokumentation, Weitergabe, Sicherung und Verwaltung von Dokumentvorlagen unterstützen.
Die einzelnen Module lösen unterschiedliche Aufgaben, gemeinsam ist ihnen jedoch, dass sie aus bereits in der Datenbank vorhandenen Informationen nutzbare Dateien erstellen oder dateibasierte Arbeitsabläufe mit dem WeldExp-System verbinden.
Der aktuelle Dateiverwaltungs-Werkzeugsatz umfasst fünf wichtige Bereiche: die Document Template Manager Dokumentvorlagen, den Excel/CSV-Export, die PDF-Dokumentation, verschlüsselte WEP-Sicherungsdateiensowie die für eigene Vorlagen nutzbare FTP/FTPS-Verbindung. Diese stehen unter den WeldExp-Servicemodulen neben dem ClientDB Manager, der Lizenzverwaltung und den gemeinsamen Werkstoffbibliotheken zur Verfügung.
Document Template Manager – Dokumente aus Vorlagen
Der Document Template Manager (DTM) hat die Aufgabe, aus den Daten der WeldExp-Module einheitliche technische Dokumente zu erstellen. Im Vorlagenkatalog können Dokumente nach Quellmodul, Kategorie und Name gesucht werden; bei der ausgewählten Vorlage werden die verwendbaren Formate und die in das Dokument einfügbaren Platzhalterelemente angezeigt.
Das System unterstützt zwei Arten von Vorlagenquellen. Standardvorlagen können direkt aus der Webanwendung verwendet werden, sodass der Benutzer keine separate Dateiverwaltung benötigt. Zusätzlich kann eine eigene bearbeitete XLSX-Vorlage verwendet werden: Die Standardvorlage kann heruntergeladen, ihre Formatierungselemente können geändert und unter Beibehaltung der Token unter demselben Dateinamen in das FTP-Verzeichnis des Benutzers hochgeladen werden.
Diese Lösung ist besonders nützlich, wenn dieselben technischen Daten mit Firmenkopf, eigener Gestaltung oder individueller Dokumentstruktur dargestellt werden müssen. DTM ist daher nicht nur ein Dateiexport, sondern die Verbindung zwischen Datenbank und geregelter Dokumenterstellung.
XLSX- und CSV-Export – Daten zur Weiterverarbeitung
Das Excel Export Modul erstellt direkt aus den freigegebenen Tabellen der ClientDB eine herunterladbare Datei. Der Benutzer kann einen vollständigen Datenbankexport oder nur die für die jeweilige Arbeit benötigten Tabellen auswählen.
Bei der Excel-Ausgabe werden die ausgewählten Tabellen auf separate Arbeitsblätter verteilt. Das Modul unterstützt auch das CSV-Format; bei Auswahl mehrerer Tabellen können diese gemeinsam als ZIP-Paket heruntergeladen werden. Bei Bedarf können auch ClientDB-Ansichten unter den exportierbaren Objekten angezeigt werden.
Ein solcher Export ist vor allem dann vorteilhaft, wenn die Daten für weitere Berechnungen, individuelle Auswertungen, Prüfungen oder die Verarbeitung in einem anderen System verwendet werden sollen. Die Dateiverwaltungsoberfläche arbeitet direkt mit der Objektliste der Datenbank, daher sind für allgemeine Exportaufgaben weder manuelles Kopieren noch separate SQL-Abfragen erforderlich.
PDF Report Export – Dokumentation der Datenbank
Der PDF Report Export dient einem anderen Zweck als der Tabellenexport. Er erstellt keine Arbeitsdatei für die weitere Datenverarbeitung, sondern stellt lesbare Dokumentation zu ausgewählten ClientDB-Objekten zusammen.
Die vollständige ClientDB-Dokumentation kann für jede ausgewählte Tabelle oder Ansicht ein eigenes Kapitel erstellen. Das Dokument kann eine Zusammenfassung, die Feldstruktur, Erläuterungen sowie bis zu zehn Beispieldatenzeilen enthalten. Wenn keine vollständige Datenbankdokumentation erforderlich ist, können auch einzelne Tabellen ausgewählt werden.
Die PDF-Ausgabe kann damit für technische Übersichten, die Dokumentation der Datenstruktur, Abstimmungen oder zur Erstellung eines archivierungsfähigen Schnappschusses verwendet werden. Sie stellt dieselben Datenbankobjekte dar, aus denen auch der Excel/CSV-Export arbeitet, jedoch für einen anderen Verwendungszweck.
WEP File Manager – verschlüsselte Datenbanksicherung
Der WEP File Manager dient der portablen, verschlüsselten Sicherung der ClientDB. In einer .wep Datei kann eine vollständige ClientDB-Sicherung erstellt werden; bei einer Teilsicherung kann der Benutzer außerdem festlegen, welche Datengruppen in die Datei aufgenommen werden.
Zur Erstellung der Sicherung ist ein Verschlüsselungspasswort erforderlich. Die Oberfläche weist ausdrücklich darauf hin, dass das Passwort nicht gespeichert wird; geht es verloren, kann die verschlüsselte WEP-Datei nicht entschlüsselt werden. Dadurch werden Sicherungsdatei und für den Zugriff erforderliches Geheimnis bewusst voneinander getrennt.
Das Modul enthält außerdem eine Funktion zur Dateiprüfung. Eine vorhandene .wep Datei kann entschlüsselt und die Zusammenfassung der Sicherung angezeigt werden, ohne die Daten in die ClientDB zurückzuladen. So kann der Inhalt der Sicherung vor einer tatsächlichen Wiederherstellung geprüft werden.
FTP Manager – sichere Verbindung für eigene DTM-Vorlagen
Der FTP Manager stellt in erster Linie die Benutzerverbindung für eigene DTM-Dokumentvorlagen bereit. Standard-DTM-Vorlagen können auch ohne FTP-Einstellungen verwendet werden; bei einer individuellen Vorlage muss die bearbeitete XLSX-Datei jedoch in das angegebene entfernte Vorlagenverzeichnis hochgeladen werden.
Für die Verbindung können Server, Port, Benutzername, Passwort und entferntes Verzeichnis angegeben werden. Das Modul unterstützt FTPS (TLS) und den passiven Modus und bietet außerdem eine separate Möglichkeit zum Testen der Verbindung.
Die Verbindung kann vorübergehend für die aktuelle Sitzung gespeichert werden; alternativ ist eine verschlüsselte lokale Speicherung möglich. Laut Oberfläche werden die Verbindungsdaten mit AES-GCM-Verschlüsselung lokal gespeichert, während das zur Entschlüsselung verwendete Passwort nur in der aktuellen Browsersitzung verbleibt. Dies ermöglicht eine bequeme Wiederverwendung, ohne die Zugangsdaten in lesbarer Form zu speichern.
Eine gemeinsame Dateiverwaltungsschicht rund um die ClientDB
Gemeinsam bilden die Dateiverwaltungsmodule eine Schicht um die WeldExp-Modules-Datenbank, die Datenverwaltung und Zweck der Dateien voneinander trennt.
- DTM: geregelte, vorlagenbasierte Erstellung technischer Dokumente;
- XLSX/CSV: Datenübertragung und Weiterverarbeitung;
- PDF: lesbare und archivierbare Datenbankdokumentation;
- WEP: verschlüsselte, portable ClientDB-Sicherung;
- FTP/FTPS: Verwaltung und sicherer Zugriff auf eigene DTM-Vorlagen.
Das Ziel besteht nicht darin, für jede Aufgabe dasselbe Dateiformat zu verwenden. WeldExp Modules stellt stattdessen separate Werkzeuge für Dokumentation, Datenexport, Sicherung und individuelle Vorlagenverwaltung bereit. So können die in ClientDB gespeicherten Daten aus derselben Quelle, aber jeweils in der für den Arbeitsablauf passenden Form weiterverwendet werden.
